Α. Στον ν. 4624/2019 για την ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) στο άρθρο 42 προβλέφθηκε ότι η εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας που αφορούν στη χορήγηση εγγράφων από φορείς του δημόσιου τομέα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 1 του ανωτέρω Κώδικα, καθώς και των λοιπών διατάξεων που αφορούν στη χορήγηση εγγράφων από τον εκάστοτε φορέα ή αρχή ή υπηρεσία παραμένει ανεπηρέαστη, όταν περιεχόμενο των εγγράφων αυτών αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
Β. Σύμφωνα με το άρθρο 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999 ως ισχύει) δημόσια έγγραφα είναι α) τα διοικητικά, αυτά δηλαδή που συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες και β) τα ιδιωτικά έγγραφα που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες, γ) και όσα έγγραφα δεν προέρχονται μεν από δημόσιες υπηρεσίες, αλλά χρησιμοποιήθηκαν, ή ελήφθησαν υπ όψιν, για τον καθορισμό της διοικητικής δράσης, ή την διαμόρφωση γνώμης, ή κρίσης, του διοικητικού οργάνου.
Γ. Προϋποθέσεις για την γνώση, ή λήψη αντιγράφου των δημοσίων εγγράφων (διοικητικών και ιδιωτικών) είναι, η υποβολή αίτησης, η καταβολή της απαιτουμένης δαπάνης αναπαραγωγής τους και η ύπαρξη εννόμου συμφέροντος στο πρόσωπο του αιτούντος.
Δ. Για τα δεδομένα του ίδιου του αιτούντος (απλά ή ευαίσθητα) ισχύει το δικαίωμα πρόσβασης. Η Διοίκηση έχει την υποχρέωση να χορηγήσει απάντηση και αντίγραφα.
Ε. Η χορήγηση διοικητικών εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα τρίτων προσώπων δεν επιτρέπεται, εάν τα δεδομένα αυτά αναφέρονται στην ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή του τρίτου (ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα).
ΣΤ. Η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων δεν έχει εκ του νόμου την αρμοδιότητα να ελέγχει την τήρηση της νομοθεσίας για την πρόσβαση στα δημόσια έγγραφα, παρά μόνο παρεμπιπτόντως. Επισημαίνεται ότι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων, σύμφωνα με την με αριθμό 52/2018 απόφασή της δεν έχει αρμοδιότητα να απαντά σε ερωτήματα ιδιωτών χορήγησης δημοσίων εγγράφων σε τρίτους.
Ζ. Σημειώνεται ότι η Εισαγγελική παραγγελία, δεσμεύει την Διοίκηση ως επιτακτική εντολή προς διερεύνηση του αιτήματος και υποχρέωση να δώσει σαφή και αιτιολογημένη απάντηση, θετική ή αρνητική. Αν προκύψουν εύλογες αμφιβολίες, μπορεί να υποβληθεί από την Διοίκηση ερώτημα στην Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων. Αν η Αρχή εκφέρει αρνητική γνώμη, η Διοίκηση απαγορεύεται να χορηγήσει απάντηση. Αν η Αρχή εκφέρει θετική γνώμη, η Διοίκηση επιτρέπεται να χορηγήσει απάντηση. Αν η Διοίκηση αρνηθεί μόνο τα δικαστήρια μπορούν να διατάξουν την χορήγηση.